KI-Telefonassistent für Hotels – 24/7 Erreichbarkeit für zufriedene Gäste

Zusammenfassung

Hotels stehen vor einer doppelten Herausforderung: steigende Gästeanfragen, Personalmangel und der Anspruch, jederzeit erreichbar zu sein. Ein KI-Telefonassistent von goai nimmt Anrufe wie ein Mitarbeiter entgegen, beantwortet Standardfragen sofort, koordiniert Zimmerbuchungen oder Restaurantreservierungen, verbindet an die richtige Abteilung und dokumentiert jedes Gespräch. So sinken Wartezeiten, Kosten werden reduziert und die Servicequalität steigt – während sich Rezeption und Servicepersonal auf ihre eigentlichen Kernaufgaben konzentrieren können.

Gästeservice im Hotel zwischen Anfragenflut und Personalmangel

Ob Zimmerbuchungen, Wellness-Termine oder einfache Rückfragen: In Hotels klingelt das Telefon ununterbrochen. Rezeptionisten sind im Check-in beschäftigt, das Servicepersonal im Einsatz – und gleichzeitig gehen wertvolle Anfragen verloren.

Viele Anrufe betreffen einfache Themen wie Verfügbarkeiten, Frühstückszeiten oder Fragen zu Zusatzleistungen. Trotzdem blockieren sie wertvolle Ressourcen. Das Ergebnis: lange Wartezeiten, verpasste Chancen und frustrierte Gäste. Genau hier setzt ein KI-Telefonassistent an.

Was macht ein KI-Telefonassistent im Hotel?

Ein KI-Telefonassistent ist eine Sprach-KI, die Anrufe entgegennimmt, versteht und strukturiert weiterbearbeitet.

• Er beantwortet einfache Fragen sofort.

• Er nimmt Gästedaten auf, erstellt Reservierungen oder leitet relevante Anfragen an die zuständige Abteilung weiter.

• Er dokumentiert Gespräche und sorgt dafür, dass keine Anfrage verloren geht – auch abends oder am Wochenende.

Damit wird er zur Schnittstelle zwischen Gästen und Hotel – rund um die Uhr.

Typische Aufgabenbereiche

1. Zimmerbuchungen & Reservierungen
   Der Assistent nimmt Anrufe entgegen, prüft Verfügbarkeiten im Buchungssystem und erstellt direkt Reservierungen.

1. Standardfragen beantworten
   Frühstückszeiten, Check-in/Check-out, Wellness-Angebote, Parkplatz oder Restaurant – sofort beantwortet.

1. Rückruf- und Ticket-Erstellung
   Der Assistent dokumentiert jedes Gespräch, legt Rückruf-Tickets im PMS oder CRM an und übergibt alle relevanten Infos an die zuständige Person.

1. Weiterleitung an die richtige Abteilung
   Zimmerservice? Direkt zum Reinigungs-Team. Wellness-Buchung? Sofort an den Spa-Bereich. Restaurant? Zum Küchen-Team.

1. 24/7-Erreichbarkeit
   Auch außerhalb der Rezeptionszeiten werden Anfragen aufgenommen, dokumentiert und für den nächsten Arbeitstag vorbereitet.

Vorteile für Hotels

1. Entlastung des Teams
   Routineanfragen werden automatisiert abgewickelt. Rezeption und Service haben wieder mehr Zeit für persönliche Gästebetreuung.

   
   

2. Mehr Gästefreundlichkeit
   Gäste erreichen sofort jemanden – keine langen Warteschleifen, keine verpassten Anrufe.

   
   

3. Umsatzsteigerung
   Weniger verpasste Buchungsanfragen oder Reservierungen bedeuten mehr Auslastung und Zusatzeinnahmen.

   
   

4. Bessere Prozesse
   Gesprächsdaten und Buchungen sind sauber dokumentiert – Rückfragen entfallen.

   
   

5. Kosteneffizienz
   Statt zusätzliche Mitarbeiter für Telefonservice einzustellen, deckt der KI-Assistent die Basisarbeit ab – rund um die Uhr.

Praxisbeispiel: Hotel mit 50 Zimmern

Ein mittelgroßes Hotel erhält täglich rund 100 Anrufe:

• 45 % betreffen Zimmerbuchungen und Verfügbarkeiten

• 30 % sind Fragen zu Restaurant, Spa oder Veranstaltungen

• 25 % drehen sich um einfache Infos wie Check-in-Zeiten, Frühstück oder Parkplatz

Ein KI-Telefonassistent kann rund 70 % dieser Anrufe direkt erledigen oder vorbereiten:

• Buchungen werden angelegt

• Standardfragen beantwortet

• Rückrufe strukturiert vorbereitet

Das Ergebnis:

• Wartezeiten sinken von mehreren Minuten auf wenige Sekunden

• Rezeption und Service können sich auf Gäste vor Ort konzentrieren

• Höhere Auslastung durch weniger verpasste Buchungen

• Mehr Zufriedenheit bei Gästen und Personal

Preise & Modelle im Überblick

Die Kosten für KI-Telefonassistenten hängen stark vom Anbieter ab. Meist gibt es zwei Ansätze:

• Minutenbasierte Abrechnung: Man zahlt nur für die tatsächliche Nutzung, häufig zwischen 0,15 € und 0,30 € pro Gesprächsminute. Nachteil: Am Ende ist oft schwer kalkulierbar, wie hoch die Rechnung ausfällt. Viele Anbieter verlangen außerdem zusätzliche Gebühren für Rufnummern, SMS oder Weiterleitungen.

• Paket-Modelle (SaaS): Hier werden feste Minutenpakete gebucht, die monatlich planbar sind. Das ist vor allem für Hotels mit regelmäßigem Anrufvolumen sinnvoll.

👉 Bei goai starten die Pakete bereits bei 149 € pro Monat für 300 Minuten. Höhere Pakete mit mehr Gesprächsvolumen (z. B. 1.000 oder 3.000 Minuten) liegen zwischen 299 € und 749 € pro Monat. Rufnummern, SMS-Versand und Weiterleitungen sind dabei schon inkludiert – es gibt also keine versteckten Zusatzkosten.

Gerade für Hotels, die Planungssicherheit brauchen, ist das Paketmodell oft die bessere Wahl: Fixe Kosten, klare Minutenkontingente und transparente Abrechnung.

Trends und Zukunft im Hotel-Support

• Conversational AI: Dialoge werden immer natürlicher und gastfreundlicher.

• Integration mit PMS-Systemen: Buchungen und Daten fließen direkt ins System.

• Predictive Support: KI erkennt Gästebedarf frühzeitig, etwa für Zusatzleistungen oder wiederkehrende Gäste.

• Multichannel: Neben Telefon auch Integration in Chat, WhatsApp oder Online-Formulare.

Fazit

Ein KI-Telefonassistent für Hotels ist mehr als nur ein Anrufbeantworter. Er ist ein strategisches Werkzeug, das Gästebetreuung verbessert, Ressourcen freisetzt und Umsatzchancen maximiert.

Hotels profitieren von:

• Entlastung der Mitarbeiter

• Mehr Buchungen durch weniger verpasste Anfragen

• Höherer Servicequalität

• Rund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit

Er ersetzt nicht den persönlichen Service oder die Rezeption – aber er sorgt dafür, dass jedes Gespräch ankommt, dokumentiert wird und kein Gast verloren geht.

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